Délais de conservation des documents

Aujourd’hui, je vous fais un point sur les délais de conservation des documents pour les entreprises. En effet, les documents reçus ou émis par une entreprise doivent être conservés pendant une durée minimale, durée pendant laquelle l’administration peut faire des contrôlesDélais de conservation des documents

La durée varie en fonction des documents. Sur certains, elle est indiquée. Vous trouverez ci-dessous un petit récapitulatif* en fonction de la nature des papiers :

DOCUMENT CIVIL & COMMERCIAL

  • Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale : 5 ans
  • Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur : 2 ans
  • Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) : 10 ans (à partir de la livraison ou prestation)
  • Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers : 30 ans
  • Document bancaire (relevé bancaire, talon de chèque, …) : 5 ans
  • Document de transport de marchandises : 5 ans
  • Déclaration en douane : 3 ans
  • Police d’assurance : 2 ans (à partir de la résiliation du contrat)
  • Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de marque, brevet, dessin & modèle) : 5 ans (à partir de la fin de la protection)
  • Dossier d’un avocat : 5 ans (à partir de la fin du mandat)

PIECE COMPTABLE

  • Livre et registre comptable (livre journal, grand livre, livre d’inventaire, …) : 10 ans (à partir de la clôture d’exercice)
  • Pièce justificative (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client & fournisseur, … ) : 10 ans (à partir de la clôture de l’exercice)

DOCUMENT FISCAL

  • Impôt sur le revenu et les sociétés : 6 ans
  • Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) & bénéfices agricoles (BA) en régime réel : 6 ans
  • Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, société d’exercice libéral) : 6 ans
  • Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) : 6 ans
  • Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE : 6 ans
  • Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance, …) : 6 ans

DOCUMENT SOCIAL (Société Commerciale)

  • Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts) : 5 ans (à partir de la perte de la personne moral ou radiation du RCS)
  • Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe, …) : 10 ans (à partir de la clôture de l’exercice)
  • Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (& documents de la société absorbée) : 5 ans
  • Registre de titres nominatifs / registre des mouvements de titres / ordre de mouvement / registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration : 5 ans (à partir de la fin de leur utilisation)
  • Feuille de présence et pouvoirs / rapport du gérant ou du conseil d’administration / rapport des commissaires aux comptes : 3 derniers exercices

GESTION DU PERSONNEL

  • Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) : 5 ans
  • Registre unique du personnel : 5 ans (à partir du départ du salarié)
  • Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite : 5 ans
  • Document relatif aux charges sociales & à la taxe sur les salaires : 3 ans
  • Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait : 3 ans
  • Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte& de leur compensation : 1 an
  • Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail / Vérification & contrôle du CHSCT : 5 ans
  • Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie : 5 ans

 

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*Source : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F10029